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企业经营风险库建设与管控方法(3):作流程活动梳理以定型企业组织运行方式的方法
发表时间:2017-03-17     阅读次数:     字体:【

作者:舒化鲁 单位:中航新启管理技术研究院

这一工作的目的是通过流程图描绘,把企业组织运行过程中每一个环节的工作做什么、由谁承担、从何处获得输入、其结果输送给谁、有谁提供配合协助等五个方面的问题直观地做出解答。企业组织运行过程中每一个环节上的工作都明确了这五个方面的问题,企业组织运行的具体方式也就完整准确地勾画出来了。有了这种直观的描绘,才能准确地对企业组织运行过程中每一个环节的工作中存在的风险进行测算。

这一工作量大面广,每一个岗位员工都必须参与进来,由岗位员工本人负责其所承担工作的流程描绘。并且也只有强化这种参与才能保证把企业组织运行过程中每一个环节上做什么、由谁承担、从何处获得输入、其结果输送给谁、有谁提供配合协助等内容完整而准确地描绘出来。同时这还有引导岗位履职人认知其所承担工作的经营风险和思考降低减少其风险的努力措施的作用。岗位工作承担人能参与进来负责其所承担工作的流程梳理,是直接给予其思考以发挥其聪明才智的机会,任何一个想有所作为的员工都会珍惜,并付出努力。

梳理流程活动,描绘流程图必须达成以下标准要求,才能方便于经营风险点信息的全面准确收集:

1. 流程不宜过长,过长会使阅读不便,进而导致经营风险点分析描绘也不便。因此其所描绘的流程图按照VISIO软件所界定的页面,以不超过两页为宜,超过两页的长流程,必须通过阶段分析,拆分为上下游相接的多个流程。处理方法是先进行流程阶段划分,然后在跨职能的单位、部门或岗位的活动交接衔接处断开,最后把不同阶段的流程活动分拆开来作为相对独立的多个流程。

2. 流程名称必须是对流程活动内容的概括,所有的流程和流程活动编号必须在企业组织运行过程的流程梳理分析的整个体系中达成统一,以保证能通过编号判别流程之间的系统结构关系。

3. 流程图中的目标要求直接界定在流程图的六边形中,并且表述必须简洁、明了,直指要达成的企业发展四大价值的增值和积累目标,不得有分析论证的叙述,让人不明所指。同时保证能一目了然地揭示该流程与企业经营目标达成的关联关系,即能说明它对企业发展目标达成有什么直接作用。

4. 为保证流程活动细分方便和阅读方便,流程图要求选择垂直模式。

5. 流程图第二行的岗位设定,一定要与企业组织架构所确定的岗位设置一致,不得出现组织架构的岗位设置中没有的岗位名称。

6. 进入流程图的岗位,除了作为该流程的共同上司要对该流程的目标要求下达指令之外,都必须实实在在地承担有具体的流程活动,以为流程活动的经营风险责任人的界定提供方便。

7. 界定流程活动承担岗位的排序要统一:第一列是该流程的流程活动承担岗位的共同上司;第二列是该风险所在流程归口牵头职能部门的负责人;第三列是归口牵头职能部门中该流程的主要活动的承担岗位;第四列是该流程的相关活动的配合支持岗位,如果配合支持的岗位较多,可根据相互关系合并排列;第五列是流程活动涉及到的外部单位或人员。

8. 在一个流程图中,其岗位列项以五列为宜。如果岗位列数不到五列,一个岗位列中的岗位数就不得超过两个,以保证对经营风险责任人的界定方便和流程图的美观。

9. 岗位列中第一列最多不得超过两个岗位,除了该流程的活动承担岗位的共同上司之外,一般不得放入直接承担有具体流程活动的分管领导之外的其它岗位,以避免造成经营风险责任的混淆。

10. 标明岗位的岗位编号统一用大写英文字母表示,写在岗位名称的后面,每一个岗位一行。

11. 每一个系统模块的流程与其它流程或系统模块之间的联系必须用一个衔接符号明确标出来,以让人明白该流程上接的上游流程或下游流程是什么,其对接的关键点在哪里。

12. 流程图中必须有流程主线活动的界定,即必须分辨和确定流程的主线活动,并对应进行编号处理,没有编号的同步并行活动只能是配合支持工作。

13. 流程活动进程框中的界定用语必须简洁、完整、准确,一方面要让人明了活动的基本内容,另一方面在同步并行活动中,能为分辨主责岗位和辅责岗位的活动内容提供方便。

14. 流程主线活动不能界定为外部单位或外部人员,即使是以他们为主承担的流程活动也不行。遇到这种情况可通过设置一个内部主线活动对它进行跟踪,然后把跟踪活动列为主线活动。

15. 表示同时进行的并行模式,必须是并行关系的体现,并且能准确地把握这种并行关系,即二者之间存在主辅关系。在不存在主辅关系的独立活动之中,就不难分出先后顺序关系以作为独立流程活动处理。

16. 流程主线活动的上下游之间必须具有明确的价值目标达成推进关系,即下一流程主线活动明显有把上一流程主线活动的价值目标达成水平向上推进的内容。

17. 不存在主辅关系,但只要存在价值目标达成推进关系,可同时进行,也可分出先后顺序的独立活动,就只能界定为先后关系的上下游活动关系。

18. 在同一流程活动进程中同时由几个岗位承担完成的并行活动,其活动内容必须按岗位明确其所要承担完成的活动内容。否则,必须单独作为流程活动进程单列出来,即不得几个岗位编号堆在一起,让人无法明了其责任内容。

19. 流程活动下传去向如果是外部流程,则必须注明外部流程编号和名称,并要求作右压线处理,以表示其活动主体不在该流程图中,以免混淆其活动承担主体。

20. 其下传的外部流程,如果其运行成果是由以传来流程的后续进程活动的投入或前提条件,就必须有回接连接符号,以明确衔接关系。否则,不能回接,直接作为该流程上前面部分的下游流程处理,即这一流程在此分为两个方向下传其活动。

21. 如果该流程的继续严格受制于这个下传的外部流程,这就必须有一与之对应的主线活动进行跟踪,即由该风险所在流程归口牵头职能部门中承担这一流程活动的主责岗位负责跟踪,以保证其成果能与该流程运行的需求相适应。

22. 图标的大小必须大体一致,图标之间的距离必须保持大体相等,一般可设定为3mm左右,图标间如果有线段,可适当加大间距,但一般不得超过5mm。

23. 流程活动先后顺序必须通过图标位置的高低体现出来,即前一活动进程的图标必须高于后一活动进程的图标。

24. 活动进程框里的文字可以有标点符号,进程描述文字结尾可统一为句号,或者都不用符号。

25. 流程活动关系连线必须按照“从左到右,下出上进;从右到左,下出右进”的标准连接,以体现流程活动的组织层次关系和主责辅责关系。

26. 表示判断的流程活动关系连线必须按照“下是,侧否”的标准联接,以为阅读提供方便。

27. 流程活动关系连线必须避免与流程图的列向栏线重合,流程活动关系连线转折处必须放在与传递箭头靠近的地方,并要求任何一条连线都尽可能最短化。

28. 流程活动关系连线必须揭示流程活动之间的逻辑关系,并且保证点到点的联接完整,流程活动关系连线接在一个点上的,能重合的都必须重合起来。

29. 流程图标位置必须居中排列,流程图转页必须是在前一页全满后,其导出和导入必须对应在一个岗位栏中。


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